Cómo recoger las confirmaciones de asistencia de tu boda en Google Sheets

La vía rápida: Google Forms

1. Crea un formulario en forms.google.com y añade tus preguntas.
2. En la pestaña Respuestas, elige Vincular con Hojas de cálculo.
3. Pulsa Enviar, copia el enlace y compártelo con tus invitados.

Se hace en minutos y funciona bien. El único inconveniente es que los invitados salen de tu web y llegan a una página con aspecto de Google.

La vía más cuidada: un formulario en tu propia web

Crea una hoja de cálculo con una pestaña llamada RSVP. En la primera fila, añade las columnas Fecha, Nombre, Asistencia, Invitados, Dieta y Mensaje. Después abre Extensiones > Apps Script y pega esto:

function doPost(e) {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('RSVP');
  const p = e.parameter;
  sheet.appendRow([new Date(), p.name, p.attending, p.guests, p.diet, p.message]);
  return ContentService.createTextOutput('ok');
}

Elige Implementar > Nueva implementación > Aplicación web. Ejecútala con tu cuenta y da acceso a cualquier usuario, para que los invitados no necesiten una cuenta de Google. Google te pedirá que autorices el script y luego te dará una dirección web. Usa esa dirección como action del formulario de tu web, con campos llamados name, attending, guests, diet y message.

Envía siempre una respuesta de prueba desde el móvil antes de compartir el enlace. Si cambias el script más adelante, implementa una versión nueva, o seguirá funcionando la anterior. Los nombres de los menús pueden cambiar, así que consulta la guía de Apps Script de Google si ves algo distinto.

Qué preguntar a los invitados

• Nombre completo y quién más está incluido en la invitación
• Si vienen o no, a cada evento si hay más de uno
• Alergias y necesidades de alimentación
• Cualquier cosa de la que dependa tu organización, como una plaza en el autobús

Que sea breve, y pregunta solo lo que de verdad vayas a usar. Las alergias son información personal, así que no compartas la hoja más de lo necesario y bórrala después de la boda.

Cómo tener las respuestas bajo control

Pon la fecha límite entre cuatro y seis semanas antes de la boda, o antes si el catering necesita las cifras con más margen. Añade una columna para quienes aún no han respondido y envíales un recordatorio amable una semana antes de la fecha límite.

Preguntas frecuentes

¿Es gratis recoger las confirmaciones en Google Sheets?

Sí. Google Forms, Sheets y Apps Script son gratuitos con una cuenta normal de Google, dentro de sus límites de uso, que están muy por encima de lo que necesita una boda.

¿Los invitados necesitan una cuenta de Google?

No, si el formulario está bien configurado. En Google Forms, desactiva cualquier requisito de inicio de sesión. Con un script, impleméntalo con acceso para cualquier usuario.

¿Podemos gestionar las respuestas entre dos personas?

Sí. Comparte la hoja con tu pareja y los dos veréis las respuestas a medida que lleguen.