Come tenere traccia di inviti e RSVP del matrimonio

Cosa annotare per ogni invito

• Chi è incluso nell'invito, nome per nome
• Email o numero di telefono
• Se save the date e invito sono stati spediti
• La risposta e quante persone vengono
• Esigenze alimentari e allergie
• Il tavolo, quando lo sai

Tieni le risposte in un unico posto

Le risposte arrivano via messaggio, email, telefono e di persona. In qualunque modo arrivino, inseriscile subito nella stessa lista e affidala a una sola persona.

Un modulo RSVP online ti risparmia gran parte di questo lavoro, perché gli invitati rispondono tutti nello stesso formato. Chiedi il nome completo, così puoi abbinare ogni risposta al suo invito.

Una tabella di marcia semplice

1. Almeno da sei a otto settimane prima: gli inviti dovrebbero essere già partiti. Molte coppie li mandano prima, soprattutto per un matrimonio fuori sede.
2. Una settimana prima della scadenza: ricordalo a chi non ha ancora risposto.
3. Il giorno della scadenza: chiama o scrivi a chi manca.
4. Dopo: conferma i numeri definitivi a location e catering.

Sono solo punti di partenza. La scadenza della location per i numeri definitivi viene prima di tutto, quindi conta all'indietro da quella data.

Come sollecitare senza imbarazzo

Scrivi poche righe, con gentilezza: "Questa settimana confermiamo i numeri al catering. Riuscite a esserci?" Un messaggio personale di solito funziona meglio di uno di gruppo.

Domande frequenti

Qual è il modo migliore per tenere traccia degli RSVP?

Un'unica lista condivisa, raggruppata per invito. Basta un foglio di calcolo, e un organizer aggiunge totali, tavoli e promemoria.

Cosa facciamo con gli invitati che non rispondono mai?

Contattateli direttamente entro la scadenza. Se ancora non sapete nulla, dite che vi serve una risposta entro una certa data e, se necessario, chiedete a un parente stretto.

Come gestiamo chi risponde per più persone?

Date a ogni invito una riga o un gruppo, con tutte le persone elencate, e segnate chi viene davvero.