Com fer el seguiment de clients i factures sense un CRM
Resposta curta
Si treballes amb pocs clients, sovint n'hi ha prou amb una sola llista. Apunta qui és cada client, què toca fer després i quan, i què et deu. Després dedica-hi 15 minuts cada setmana. Passa a un CRM complet quan tinguis un equip o massa contactes per seguir-los a mà.
Eina recomanada: Gestor de clients
Què has de controlar
La majoria de seguiments es perden perquè el pas següent no està escrit enlloc. Per a cada client o contacte, apunta:
- Nom i dades de contacte
- Fase: nou, en conversa, proposta enviada, guanyat o perdut
- La pròxima acció i la seva data
- Valor de la feina
- Número de factura, venciment i si està pagada
Una rutina setmanal de 15 minuts
- Mira què està endarrerit. Primer contesta qui t'està esperant.
- Reclama les factures pendents. Un recordatori breu i amable el dia del venciment és normal.
- Dona un pas següent a cada contacte obert. Si no en saps dir cap, tanca'l.
- Mira el mes que ve. Compara el que has facturat amb el que esperes, ara que encara tens temps de reaccionar.
Quina eina has de fer servir?
Un full de càlcul és gratuït i flexible, però no et recordarà res si no el prepares perquè ho faci. Un gestor en un sol fitxer et dona una estructura ja feta sense quota mensual. Un CRM té sentit quan diverses persones comparteixen clients o necessites correus automàtics i integracions.
Quan se t'ha quedat petit un gestor senzill
- Més d'una persona ha d'actualitzar el mateix client alhora
- Se t'escapen contactes tot i mantenir la rutina
- Necessites connectar el correu, el calendari i la facturació
Les dades dels clients són dades personals, així que guarda el fitxer en un lloc segur i fes-ne còpies. Pot ser que les factures també hagin de complir normes fiscals locals, així que comprova què s'aplica on treballes.
Preguntes freqüents
N'hi ha prou amb un full de càlcul per fer el seguiment de clients?
Sovint sí, si treballes sol. L'hàbit de revisar-lo cada setmana és més important que l'eina.
Cada quan he de tornar a contactar amb un possible client?
Posa una data per al pas següent cada vegada que hi parlis. Si no n'has sabut res, una setmana és un bon punt de partida.
Quan val la pena pagar un CRM?
Quan un equip comparteix clients, o quan el temps que perds fent el seguiment a mà costa més que la subscripció.
Aquesta guia conté informació general i suggeriments. No és assessorament legal, fiscal ni financer. Les normes varien segons el país, així que comprova què s’aplica al teu cas o consulta un assessor qualificat.
Contactes, clients, projectes i factures en un sol fitxer, sense subscripció.Mira-hoCompra a Etsy